Hợp đồng vận chuyển hàng là văn bản ghi lại thoả thuận giữa người gửi và đơn vị chở hàng. Nhiều người ký rất nhanh vì nghĩ chỉ là thủ tục. Đến khi hàng thất lạc hay vỡ, họ mới đọc lại từng dòng. Lúc đó mới thấy mình đã đồng ý với những điều không để ý.
Chúng tôi làm việc với khách gửi hàng đi nước ngoài mỗi ngày. Vì thế chúng tôi thấy khá rõ những chỗ hay bị bỏ sót. Bài này giải thích bốn việc: hợp đồng gồm những phần nào, trách nhiệm của hai bên, cách xử lý khi có sự cố và những điều nên kiểm tra trước khi ký.
Hợp đồng vận chuyển hàng là gì
Theo cách hiểu thông thường, đây là thoả thuận giữa hai bên. Bên vận chuyển nhận chở hàng từ điểm này đến điểm khác, còn bên gửi trả cước phí. Văn bản có thể là hợp đồng riêng. Cũng có thể là vận đơn hoặc phiếu gửi hàng kèm điều khoản in mặt sau.
Với hàng gửi lẻ, người gửi thường không soạn hợp đồng dài. Thay vào đó, bạn điền phiếu gửi và đồng ý với điều khoản chung của hãng. Đừng vì thế mà bỏ qua. Điều khoản chung vẫn có giá trị ràng buộc, nhất là phần giới hạn bồi thường.
Với lô hàng lớn, doanh nghiệp nhỏ thường ký hợp đồng riêng. Hình thức chở hàng đường biển như LCL hay FCL còn kéo theo bộ chứng từ phức tạp hơn. Bạn có thể xem bài LCL và FCL là gì để biết khi nào áp dụng.
Các nội dung chính trong hợp đồng
Một hợp đồng đầy đủ thường mở đầu bằng thông tin các bên: tên, địa chỉ, người liên hệ. Tiếp theo là mô tả hàng hoá. Phần này gồm tên hàng, số kiện, trọng lượng, kích thước và giá trị khai báo. Phần này quan trọng vì mọi tranh chấp về sau đều quay về những con số này.
Phần thứ ba là tuyến vận chuyển và phương thức, ví dụ đường hàng không, đường biển hay chuyển phát nhanh. Kèm theo là thời gian dự kiến. Bạn nên để ý cách ghi: “dự kiến” khác hẳn “cam kết”. Hầu hết đơn vị vận chuyển chỉ ghi dự kiến vì còn phụ thuộc hải quan và thời tiết.
Tiếp đến là cước phí và cách thanh toán. Hãy đọc kỹ cước đã gồm những khoản nào và phụ phí phát sinh tính ra sao. Cũng cần biết ai chịu thuế và phí tại nước nhận. Cách tính trọng lượng phải rõ ràng. Cước thường dựa trên số lớn hơn giữa cân nặng thực và trọng lượng quy đổi theo thể tích. Bạn có thể tham khảo trang bảng giá BM Express để hiểu cách báo giá.
Cuối cùng là các điều khoản về bảo hiểm, bồi thường, giải quyết tranh chấp và hàng cấm. Nhiều khách chỉ nhìn tới cước và ngày giao rồi ký, bỏ qua phần cuối này. Trong khi đó, đây mới là phần quyết định bạn được gì khi có chuyện.
Trách nhiệm của bên gửi và bên vận chuyển
Bên gửi có nghĩa vụ khai báo trung thực, đóng gói phù hợp và không gửi hàng cấm. Nếu khai sai trọng lượng hay loại hàng, bạn có thể bị tính thêm phí hoặc bị giữ hàng. Thậm chí bạn còn mất quyền được bồi thường. Giấy tờ đi kèm như hoá đơn, danh sách hàng cũng thuộc trách nhiệm của bên gửi.
Bên vận chuyển phải bảo quản hàng, chở đúng tuyến, giao đúng người nhận và thông báo kịp thời khi có sự cố. Họ chịu trách nhiệm theo mức đã ghi trong hợp đồng, thường có giới hạn. Giới hạn này có thể thấp hơn giá trị thật của hàng nếu bạn không mua bảo hiểm thêm.
Chúng tôi từng gặp một tình huống. Khách gửi một bộ ấm trà gốm nhưng chỉ khai “đồ gia dụng”, đóng thùng sơ sài. Khi vỡ, khách yêu cầu bồi thường theo giá trị bộ ấm. Nhưng hồ sơ không ghi giá trị và không có ảnh đóng gói. Kết quả là khoản bồi thường rất thấp. Bài học là hãy khai rõ và chụp ảnh lại trước khi bàn giao.
Xử lý khi hàng thất lạc, hư hỏng
Khi có sự cố, điều đầu tiên là giữ bình tĩnh và lưu bằng chứng. Hãy chụp ảnh kiện hàng, thùng, tem nhãn, tình trạng đồ bên trong và giữ nguyên bao bì. Đừng vứt thùng đi, vì bên vận chuyển có thể cần kiểm tra lại.
Bước tiếp theo là thông báo bằng văn bản trong thời hạn quy định của hợp đồng. Nhiều hãng đặt thời hạn khiếu nại khá ngắn, nên bạn cần đọc kỹ ngay từ khi ký. Gửi email kèm mã vận đơn, ảnh, hoá đơn và mô tả thiệt hại.
Sau đó, hai bên đối chiếu hồ sơ. Mức bồi thường thường dựa trên giá trị đã khai báo, mức bảo hiểm nếu có, và giới hạn trong điều khoản. Với hàng thất lạc, hãng thường cần thời gian truy tìm trước khi kết luận. Điều khoản bồi thường của từng hãng có trên trang chính thức, như DHL tại Việt Nam. Bạn có thể xem để tham khảo.
Nếu không thống nhất được, hai bên có thể thương lượng hoặc nhờ bên thứ ba hoà giải. Cách cuối cùng là đưa ra cơ quan có thẩm quyền theo điều khoản giải quyết tranh chấp. Phòng ngừa từ đầu vẫn rẻ hơn xử lý sau.
Lưu ý trước khi ký
Hãy đọc hết, kể cả phần chữ nhỏ. Dừng lại ở bất cứ chỗ nào chưa hiểu và hỏi ngay, đừng ký rồi tính sau. Kiểm tra họ tên, địa chỉ, số điện thoại, mô tả hàng và giá trị khai báo có khớp với thực tế không.
Hỏi rõ về giới hạn bồi thường và bảo hiểm. Nếu hàng của bạn có giá trị cao, hãy cân nhắc mua bảo hiểm riêng. Hỏi thêm ai là người chịu phí lưu kho, phí phát sinh khi hải quan giữ hàng, và thời hạn khiếu nại.
Với khách ở các khu công nghiệp, thủ tục có thể thêm giấy tờ doanh nghiệp. Ví dụ như người gửi hàng tại Bình Dương. Chi tiết nằm trong bài gửi hàng quốc tế tại Bình Dương. Nếu muốn nhìn toàn cảnh các hình thức gửi hàng, mời bạn xem trang gửi hàng quốc tế.
Cuối cùng, giữ lại một bản hợp đồng hoặc phiếu gửi đã ký, cùng ảnh chụp hàng trước khi giao. Chỉ cần bấy nhiêu thói quen là bạn đã đứng vững hơn nhiều khi có sự cố. Cần xem giúp một bản hợp đồng cụ thể thì bạn gửi qua [email protected]. Chúng tôi sẽ góp ý trước khi bạn ký.
