Giấy tờ cần có khi gửi hàng quốc tế là câu hỏi mà đội ngũ bên mình nghe nhiều nhất mỗi tuần. Ngắn gọn thì thế này: hàng cá nhân thường chỉ cần giấy tùy thân, phiếu gửi và danh sách hàng hóa. Hàng có mục đích buôn bán thì phải chuẩn bị thêm hóa đơn thương mại, packing list và hợp đồng hoặc đơn đặt hàng. Bài này sẽ giải thích từng loại giấy tờ dùng để làm gì, và ai là người nên lo phần nào.
Trả lời nhanh cho câu hỏi giấy tờ
Trong thực tế, tụi em thường chia hồ sơ thành hai nhóm. Nhóm đầu dành cho quà tặng và đồ dùng cá nhân gửi cho người thân ở nước ngoài. Nhóm sau dành cho hàng có giao dịch mua bán, dù chỉ là vài món nhỏ.
- Hàng cá nhân: CCCD hoặc hộ chiếu, phiếu gửi, danh sách hàng hóa
- Hàng thương mại: thêm hóa đơn thương mại, packing list, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng
Nguyên tắc xuyên suốt vẫn là khai báo trung thực. Giá trị và mô tả hàng phải khớp với những gì nằm trong thùng. Nếu có chỗ nào chưa chắc, bạn nên hỏi trước khi đóng gói. Sửa giấy tờ sau khi hàng đã về kho thường tốn thời gian hơn hẳn so với việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu.
Hồ sơ quyết định hàng đi được hay phải nằm lại
Hải quan không đọc hàng theo cảm tính. Họ đối chiếu giấy tờ với kiện hàng thực tế. Chỗ nào lệch thì hàng sẽ bị giữ lại để kiểm tra. Đây là nguyên nhân giữ hàng phổ biến nhất mà đội ngũ bên mình gặp.
Có một tình huống khá quen thuộc. Một khách khai là quà tặng, nhưng trong thùng lại có hơn chục chiếc cùng loại. Cán bộ kiểm tra sẽ nghĩ ngay đến hàng thương mại. Kiện hàng khi đó có thể bị giữ vài ngày, dù ý định ban đầu hoàn toàn trong sạch. Khai đúng số lượng ngay từ đầu giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian chờ.
Hồ sơ đầy đủ còn rút ngắn thời gian thông quan. Khi mọi thứ đã khớp nhau, không ai phải gọi điện hỏi lại. Vì vậy bên mình luôn nhắc khách kiểm tra kỹ một lượt trước khi giao hàng cho đơn vị vận chuyển.
Bộ giấy tờ cho hàng cá nhân
Hàng cá nhân là phần đơn giản nhất, nhưng người gửi vẫn hay bỏ sót vài chi tiết nhỏ. Chính những lỗi nhỏ này lại gây phiền nhiều nhất.
Trước hết là giấy tờ tùy thân của người gửi. Bên nhận cũng cần thông tin đầy đủ để đơn vị vận chuyển xác minh địa chỉ. Phiếu gửi phải ghi rõ họ tên, địa chỉ và số điện thoại ở cả hai đầu. Đừng viết tắt địa chỉ. Một chữ viết tắt khó hiểu cũng đủ làm chậm cả lô hàng. Có lần một khách ghi tên đường theo kiểu rút gọn, và bên nhận phải gọi đi gọi lại gần một ngày mới xác định được.
Danh sách hàng hóa mới là thứ quan trọng nhất. Đừng ghi chung chung kiểu đồ dùng hay quần áo. Hãy liệt kê từng món, số lượng và giá trị ước tính. Bạn là người tự khai và ký xác nhận, nên mọi nội dung trên danh sách đều thuộc trách nhiệm của bạn.
Hàng thương mại đi theo một hướng khác
Hàng thương mại phức tạp hơn vì có nhiều bên tham gia. Doanh nghiệp xuất khẩu thường là bên lập hóa đơn và packing list. Đơn vị logistics sẽ kiểm tra lại và khai hải quan thay mặt người gửi.
Hóa đơn thương mại, hay commercial invoice, ghi rõ điều kiện giao hàng và đơn giá. Packing list ghi quy cách đóng gói, trọng lượng và kích thước từng kiện. Hai tài liệu này phải khớp với nhau và khớp với hàng thực tế. Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng là căn cứ chứng minh giao dịch có thật. Đây cũng là tờ giấy mà nhiều người hay quên nhất.
Tụi em thường nhắc khách một điều: dù chỉ gửi vài món, nếu có giao dịch mua bán thì nên có đơn đặt hàng. Một tờ giấy nhỏ thiếu đi có thể khiến cả lô hàng bị hỏi lại.
Bảng đối chiếu giấy tờ theo loại hàng
Bảng dưới đây giúp bạn nhìn nhanh giấy tờ nào là bắt buộc trong từng trường hợp. Quy định có thể thay đổi theo thời điểm, nên hãy kiểm tra lại trước khi gửi.
| Loại giấy tờ | Hàng cá nhân | Hàng thương mại |
|---|---|---|
| Giấy tờ tùy thân | Bắt buộc | Bắt buộc |
| Phiếu gửi | Bắt buộc | Bắt buộc |
| Danh sách hàng hóa | Bắt buộc | Thay bằng packing list |
| Hóa đơn thương mại | Không bắt buộc với quà nhỏ | Bắt buộc |
| Hợp đồng hoặc đơn hàng | Không cần | Nên có |
Cách chọn đơn giản nhất: nếu hàng có người mua và người bán, hãy coi nó là hàng thương mại. Khi phân vân, cứ làm theo hướng đầy đủ hơn.
Mỹ phẩm, thực phẩm và thuốc cần giấy riêng
Nhóm hàng này dễ gây rắc rối nhất. Mỹ phẩm, thực phẩm và thuốc có thể cần giấy phép hoặc chứng từ kiểm định tùy theo nước nhận. Có loại bị hạn chế hoàn toàn, có loại chỉ gửi được với số lượng nhỏ. Đội ngũ bên mình từng tư vấn cho một khách gửi vài hộp thực phẩm khô cho người thân. Chỉ vì bao bì thiếu thông tin thành phần bằng tiếng Anh, lô hàng phải chờ bổ sung khá lâu.
Hàng điện tử và pin cũng cần lưu ý. Người nhận có thể yêu cầu thông tin kỹ thuật và chứng nhận phù hợp. Trước khi gửi, bạn nên kiểm tra quy định của nước đến. Đừng chỉ dựa vào kinh nghiệm của lần gửi trước, vì quy định thay đổi khá thường xuyên.
Những sai lầm khiến hàng bị giữ
Sai lầm đầu tiên là khai sai giá trị hoặc mô tả hàng quá chung chung. Hải quan thường nghi ngờ những mô tả mơ hồ, và một khi đã nghi ngờ thì việc kiểm tra sẽ kéo dài.
Sai lầm thứ hai là thiếu hóa đơn với lô hàng có giá trị lớn. Dù là hàng cá nhân, giá trị cao vẫn cần chứng từ đi kèm để chứng minh con số khai báo là thật.
Sai lầm thứ ba là hồ sơ không khớp nhau. Phiếu gửi ghi một số lượng, hóa đơn ghi số khác, còn kiện hàng lại có số thứ ba. Chỉ cần lệch một chỗ là đủ bị hỏi lại. Nhiều khi cả lô phải chờ thêm vài ngày.
Quy trình chuẩn bị hồ sơ theo từng bước
Bước đầu tiên là xác định loại hàng và nước nhận. Hai yếu tố này quyết định bạn cần giấy tờ nào. Đây cũng là điều tụi em hỏi khách đầu tiên khi tư vấn.
Tiếp theo là chuẩn bị giấy tờ tùy thân và phiếu gửi. Điền đầy đủ, không để trống trường nào. Một ô bỏ trống nhỏ cũng có thể khiến bên vận chuyển phải liên hệ lại.
Bước thứ ba là lập hóa đơn và packing list dựa trên số liệu của hàng thực tế. Đừng ước lượng cảm tính. Hãy cân và đo từng kiện rồi ghi con số thật vào giấy.
Cuối cùng là kiểm tra chéo trước khi giao. Đối chiếu từng con số giữa các giấy tờ với nhau. Bước này chỉ mất vài phút nhưng có thể tiết kiệm nhiều ngày chờ đợi. Nếu muốn so sánh các phương án trước khi quyết định, bạn có thể xem bảng giá để có cái nhìn tổng quan về chi phí.
Chi phí và thời gian làm hồ sơ
Chi phí làm giấy tờ phụ thuộc vào loại hàng và thủ tục cần thiết. Có trường hợp chỉ tốn công sức tự làm, có trường hợp phải xin chứng từ từ cơ quan khác nên mất thêm thời gian. Với hàng có giấy phép, bạn nên tính trước khoảng thời gian chờ để không bị động.
Thời gian thông quan thường kéo dài khi hồ sơ thiếu. Vì vậy hãy chuẩn bị sớm, nhất là với hàng có điều kiện riêng. Bên mình không thể hứa thời gian cụ thể cho mọi trường hợp, vì mỗi lô hàng có một hoàn cảnh khác nhau.
Câu hỏi thường gặp
Gửi quà cá nhân có cần hóa đơn không?
Với quà nhỏ thì thường không bắt buộc. Nhưng nếu giá trị cao, bạn nên giữ hóa đơn mua hàng để chứng minh giá trị khai báo là thật.
Hàng thương mại số lượng nhỏ có cần hợp đồng không?
Không nhất thiết phải có hợp đồng dài. Một đơn đặt hàng hoặc tin nhắn xác nhận giao dịch cũng đủ làm căn cứ, và tụi em khuyên nên có.
Nếu thiếu giấy tờ thì hàng xử lý thế nào?
Hàng thường được giữ lại để hải quan yêu cầu bổ sung. Bạn cần nộp thêm hồ sơ trong thời hạn quy định. Nếu không bổ sung được, hàng có thể bị trả về hoặc xử lý theo quy định hiện hành.
Có cần tự khai hải quan hay đơn vị vận chuyển lo?
Với hàng thương mại, đơn vị logistics thường khai thay mặt bạn. Bạn vẫn phải cung cấp đúng thông tin và chứng từ, vì trách nhiệm về nội dung khai báo vẫn thuộc về người gửi.
Lời khuyên cuối cùng
Trước khi đóng thùng, hãy dành vài phút đặt tất cả giấy tờ lên bàn và đối chiếu từng con số với hàng thật. Nếu còn điều gì chưa chắc, hỏi trước sẽ an toàn hơn là để hàng nằm lại chờ bổ sung. Bạn có thể tìm hiểu thêm về dịch vụ gửi hàng quốc tế của BM Express, hoặc tham khảo quy định hải quan trên cổng thông tin chính thức để cập nhật thủ tục mới nhất.