Gửi hàng về Việt Nam từ nước ngoài thường không khó ở khâu vận chuyển, mà khó ở khâu nhận hàng. Nhiều người gửi xong mới biết cần đóng thuế, cần giấy tờ, và hàng nằm lại cửa khẩu cả tuần. Dưới đây là những điều bạn cần chuẩn bị trước khi hàng về.
Gửi hàng về Việt Nam từ nước ngoài cần làm gì trước tiên?
Người nhận ở Việt Nam cần có CCCD hoặc hộ chiếu, số điện thoại liên lạc được ngay, và địa chỉ khớp với giấy tờ tùy thân. Chỉ cần lệch một chữ trong tên hoặc ghi địa chỉ viết tắt, hàng có thể bị giữ để xác minh.
Việc thứ hai hay bị bỏ qua là giá trị hàng. Nếu vượt mức miễn thuế, phần vượt sẽ chịu thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng. Hãy chuẩn bị hóa đơn, danh sách hàng và giá trị khai báo ngay từ đầu, đừng đợi hàng về mới tìm.
Bạn nên lưu ảnh chụp hóa đơn ngay khi mua. Có người khi hàng về đã quên cửa hàng nước ngoài xuất hóa đơn gì.
Chiều về khác gì chiều gửi đi?
Chiều gửi đi từ nước ngoài thường do đơn vị vận chuyển bên đó lo. Chiều về Việt Nam thì cơ quan hải quan Việt Nam kiểm soát cửa nhập và có thể yêu cầu xem xét kỹ hơn. Đây là lý do tuyến về đôi khi mất thời gian hơn bạn dự đoán.
Thời gian xử lý tại cửa khẩu phụ thuộc chủ yếu vào hồ sơ. Kiện có đủ giấy tờ thường đi qua trong vài ngày. Kiện thiếu một tờ hóa đơn có thể chờ lâu hơn nhiều.
Một số mặt hàng như thực phẩm, mỹ phẩm và thuốc còn cần giấy phép chuyên ngành khi nhập. Không có giấy phép, hàng có thể bị từ chối hoặc phải tái xuất, và chi phí phát sinh không nhỏ.
Thuế nhập khẩu và các khoản phí người nhận phải nộp
Hàng cá nhân được hưởng mức miễn thuế nhất định, tính theo giá trị hàng. Hải quan thường căn cứ vào giá trị ghi trên hóa đơn. Phần vượt mức sẽ bị tính thuế nhập khẩu và VAT.
Ngoài thuế, người nhận có thể phải trả phí xử lý thông quan. Phí này do đơn vị vận chuyển hoặc đại lý thu, thường tính theo lần khai báo hoặc theo kiện.
Ví dụ: một kiện vượt mức miễn thuế, sau khi cộng thuế, VAT và phí xử lý, tổng chi phí có thể cao hơn nhiều so với giá hàng. Vì vậy hãy ước tính tổng chi phí trước khi đặt mua, đừng chỉ nhìn giá hàng.
Bảng so sánh các loại hàng và cách xử lý
Các con số dưới đây chỉ mang tính tham khảo, vì mức thuế có thể thay đổi theo từng thời kỳ. Bạn nên đối chiếu với cơ quan hải quan trước khi quyết định.
| Loại hàng | Cách xử lý | Lưu ý |
|---|---|---|
| Hàng cá nhân dưới mức miễn thuế | Thường không phải nộp thuế nhập khẩu | Cần khai đúng giá trị và số lượng |
| Hàng cá nhân vượt mức miễn thuế | Tính thuế trên phần vượt | Có thể phát sinh VAT và phí xử lý |
| Hàng thương mại | Khai báo theo hồ sơ doanh nghiệp | Cần hợp đồng và hóa đơn đầy đủ |
| Hàng mẫu | Áp dụng quy định riêng cho hàng mẫu | Phải chứng minh là hàng mẫu, không được bán; nếu không sẽ bị tính như hàng thương mại |
Giấy tờ người nhận cần có khi nhận kiện hàng quốc tế
Với hàng cá nhân thông thường, người nhận cần giấy tờ tùy thân còn hiệu lực và mã số thuế cá nhân nếu đã có. Thường thế là đủ để làm thủ tục.
Với hàng thương mại, cần thêm hóa đơn, phiếu đóng gói và hợp đồng mua bán. Thiếu một loại giấy tờ là hồ sơ dừng lại.
Với thực phẩm, mỹ phẩm và thuốc, giấy phép chuyên ngành là bắt buộc. Xin giấy phép đôi khi lâu hơn cả thời gian vận chuyển, nên hãy chuẩn bị từ sớm.
Quy trình thông quan: từ lúc hàng về đến khi nhận được
Hàng về trước tiên được đưa vào kho ngoại quan. Hải quan kiểm tra thông tin trên vận đơn và khai báo điện tử. Khi hồ sơ được xử lý, người nhận sẽ nhận thông báo.
Bạn nộp thuế nếu có và hoàn tất thủ tục, sau đó hàng mới được giao. Thời gian thường vài ngày làm việc, lâu hơn nếu phải bổ sung hồ sơ.
Các nguyên nhân làm chậm thường gặp là hồ sơ thiếu, khai giá trị chưa khớp, và hàng thuộc diện kiểm tra thực tế. Khi bị kiểm tra, thời gian có thể kéo dài đáng kể.
Sai lầm khiến hàng bị giữ hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến
Sai lầm đầu tiên là ghi sai tên hoặc địa chỉ người nhận không khớp giấy tờ. Chỉ một ký tự lệch cũng đủ khiến hàng phải chờ xác minh.
Sai lầm thứ hai là khai giá trị thấp hơn thực tế để giảm thuế. Cách này dễ bị phát hiện, có thể dẫn đến xử phạt và khiến hàng bị giữ lâu hơn.
Sai lầm thứ ba là gửi hàng thuộc danh mục cấm hoặc hạn chế mà không biết. Hãy kiểm tra danh mục trước khi gửi để tránh mất hàng hoặc phải tái xuất.
Mẹo giảm thuế và tránh chậm trễ khi nhận hàng
Gộp đơn hợp lý giúp giảm chi phí vận chuyển, nhưng đừng gộp hàng cá nhân với hàng thương mại trong cùng một kiện. Tách ra sẽ giúp hồ sơ rõ ràng hơn.
Chuẩn bị đủ hồ sơ trước khi hàng về là việc ít tốn kém nhất mà hiệu quả nhất.
Theo dõi mã vận đơn thường xuyên và phản hồi ngay khi có thông báo. Nhiều kiện chậm chỉ vì người nhận không để ý tin nhắn.
Câu hỏi thường gặp
Người nhận hàng quốc tế có phải đóng thuế nhập khẩu không?
Chỉ phải đóng khi giá trị hàng vượt mức miễn thuế dành cho hàng cá nhân. Trong mức miễn thuế thì thường không phải nộp thuế nhập khẩu, nhưng vẫn cần khai báo đúng.
Hàng gửi về Việt Nam mất bao lâu để thông quan?
Thường vài ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ. Nếu hàng thuộc diện kiểm tra hoặc hồ sơ thiếu, thời gian có thể kéo dài. Chúng tôi không hứa thời gian cụ thể vì còn phụ thuộc từng trường hợp.
Nếu hàng bị giữ ở hải quan thì cần làm gì?
Trước hết, xem thông báo để biết lý do, thường là thiếu giấy tờ hoặc cần xác minh thông tin. Bổ sung đúng giấy tờ được yêu cầu và liên hệ đơn vị vận chuyển để được hướng dẫn cụ thể.
Gửi hàng về Việt Nam có cần người nhận đứng tên không?
Có. Người nhận phải là người có tên và giấy tờ tùy thân khớp với vận đơn. Nếu đứng tên hộ người khác, hồ sơ dễ bị yêu cầu bổ sung hoặc giữ lại.
Nếu bạn chuẩn bị gửi kiện hàng đầu tiên về Việt Nam, hãy bắt đầu bằng việc kiểm tra giấy tờ người nhận và ước tính tổng chi phí. Làm hai việc này trước sẽ giúp bạn tránh phần lớn rắc rối khi hàng về.
Tham khảo thêm dịch vụ gửi hàng quốc tế để hiểu quy trình từ phía gửi, và cách xử lý khi hàng bị giữ nếu bạn gặp trường hợp tương tự. Khi khai báo giá trị, bạn cũng nên đọc cách khai giá trị hàng cho đúng để tránh bị giữ hàng.
Ngoài ra, Onsoft cũng là một đơn vị trong hệ thống có kinh nghiệm về giải pháp logistics, bạn có thể tham khảo khi cần so sánh thêm các lựa chọn.