Muốn gửi hàng quốc tế qua Viettel Post, về cơ bản bạn chỉ cần làm ba việc: chuẩn bị hàng hợp lệ kèm giấy tờ, đến bưu cục hoặc đặt lấy hàng để khai báo và thanh toán cước, rồi theo dõi mã vận đơn cho tới khi người nhận ký nhận. Nghe thì đơn giản. Thế nhưng qua nhiều năm tư vấn cho khách, đội ngũ bên mình nhận thấy phần lớn đơn bị chậm hoặc bị giữ đều bắt nguồn từ khâu chuẩn bị ban đầu. Vì vậy, chúng tôi sẽ đi qua từng bước thật kỹ, để lần đầu gửi bạn cũng thấy yên tâm.
Kiểm tra danh mục cấm trước khi đóng thùng
Trước khi bỏ món đồ vào thùng, hãy đối chiếu nó với danh mục hàng cấm gửi đường hàng không. Pin lithium rời, chất lỏng dễ cháy hay một số loại thực phẩm có thể bị từ chối ngay tại bưu cục. Việc kiểm tra này chỉ mất vài phút nhưng tiết kiệm cho bạn cả tuần chờ đợi.
Chúng tôi từng gặp trường hợp khách gửi xong mới biết món đồ mình yêu thích thuộc nhóm hạn chế. Lúc đó hàng đã phải lấy về, mọi thứ chậm lại và phát sinh thêm chi phí. Nếu còn băn khoăn, bạn cứ hỏi nhân viên bưu cục trước khi đóng gói.
Sau đó, hãy ghi lại trọng lượng, kích thước và giá trị thực của từng kiện. Đừng ước chừng. Những con số này quyết định cước bạn phải trả, đồng thời là căn cứ để hải quan đối chiếu khi kiểm tra hàng.
Có một đơn mỹ phẩm dạng lỏng chúng tôi từng hỗ trợ gửi đi Mỹ. Khách không khai rõ thành phần, nên hàng bị giữ gần hai tuần để bổ sung hồ sơ. Với mỹ phẩm, bạn nên ghi rõ thành phần, đóng kín nắp và lót thêm túi zip. Cách làm đơn giản này giúp hạn chế rò rỉ trong suốt hành trình và giảm đáng kể rủi ro hàng bị trả về.
Thông tin người nhận và giấy tờ đi kèm
Thông tin người nhận là phần dễ sai nhất. Bạn cần ghi đầy đủ họ tên, số điện thoại và địa chỉ theo đúng cách viết của nước đến. Không viết tắt, không bỏ mã bưu chính. Chỉ một chữ sai ở tên đường cũng đủ khiến gói hàng bị trả về kho và mất thêm nhiều ngày.
Về giấy tờ, hàng cá nhân thường chỉ cần khai theo mẫu cùng giấy tờ tùy thân của người gửi. Hàng thương mại thì cần thêm hóa đơn hoặc hợp đồng mua bán. Lỗi đội ngũ gặp nhiều nhất là gửi hàng thương mại mà quên hóa đơn, khiến lô hàng nằm lại ở hải quan rất lâu.
Đóng gói để hàng đến nơi nguyên vẹn
Thùng carton cần đủ cứng để chịu được nhiều lần va đập khi xếp dỡ. Với hàng dễ vỡ, hãy chèn xốp hoặc giấy vụn quanh món đồ, đặc biệt ở các góc. Đừng nhét hàng sát thành thùng, vì khi bị ép, cả kiện có thể bị móp méo.
Dán nhãn gửi rõ ràng và tránh dán chồng nhiều nhãn cũ lên nhau. Máy quét sẽ không đọc được mã vận đơn nếu nhãn bị che khuất, và đó là nguyên nhân khiến nhiều đơn bị tra soát thủ công.
Một mẹo nhỏ là chọn thùng vừa kích thước với món hàng. Thùng quá to sẽ bị tính thêm theo thể tích, trong khi phần chỗ trống bạn đã trả tiền mà không dùng tới. Chúng tôi thường khuyên khách cân nhắc điểm này trước tiên khi muốn tiết kiệm.
Thao tác tại bưu cục hoặc đặt lấy hàng online
Quy trình thường gồm ba bước, và làm đúng thứ tự sẽ giúp mọi việc suôn sẻ hơn:
- Chọn dịch vụ quốc tế và quốc gia đích.
- Khai báo nội dung, số lượng và giá trị hàng hóa.
- Cân đo, nhận mã vận đơn rồi thanh toán cước.
Nếu đặt lấy hàng online, bạn điền đầy đủ thông tin rồi chờ nhân viên đến lấy. Khi nhân viên tới, hãy đối chiếu mã vận đơn in trên nhãn với thông tin đã khai trước khi giao. Bước kiểm tra nhỏ này giúp tránh nhầm lẫn về sau, nhất là khi bạn gửi nhiều kiện cùng lúc.
Khai giá trị hàng đúng để tránh bị giữ
Khai giá cao hơn thực tế để “cho chắc” là sai lầm khá phổ biến. Hải quan sẽ đối chiếu giá trị với hóa đơn. Nếu hai con số không khớp, hàng có thể bị giữ lại và bạn phải đối mặt với việc truy thu thuế. Khai đúng giá trị thực, kèm chứng từ, là cách an toàn nhất mà đội ngũ bên mình luôn nhắc khách.
Ngoài ra, người nhận có thể phải đóng thuế nhập khẩu khi nhận hàng, tùy quy định của từng nước và giá trị lô hàng. Bạn nên báo trước cho họ để tránh bất ngờ ở bước giao nhận.
Cách tính cước và thời gian tham khảo
Cước gửi hàng thường được tính theo khối lượng thực hoặc khối lượng quy đổi, tùy loại nào lớn hơn. Một kiện nặng 3 kg nhưng có thể tích lớn vẫn có thể bị tính theo khối lượng quy đổi. Khi đó, bạn sẽ trả cước cao hơn dự tính. Đóng gói gọn và chọn đúng cỡ thùng là cách giảm chi phí hiệu quả nhất.
Thời gian vận chuyển phụ thuộc vào quốc gia đích và thủ tục hải quan, nên không có con số cố định áp dụng cho mọi trường hợp. Bạn nên xem bảng giá chính thức trên trang của Viettel Post trước khi gửi, và đừng tin những con số ước lượng không có nguồn rõ ràng.
Theo dõi đơn hàng và xử lý khi hàng chậm hoặc bị giữ
Mã vận đơn là công cụ quan trọng nhất sau khi gửi. Bạn đọc các mốc trạng thái để biết hàng đang ở chặng nào. Nếu hàng đứng yên quá lâu so với dự kiến, đừng chờ mãi. Hãy liên hệ bưu cục và lưu lại mã đơn cùng ảnh chụp trạng thái để làm căn cứ khi cần khiếu nại.
Lỗi phổ biến nhất vẫn là thiếu giấy tờ khiến hàng nằm ở hải quan lâu hơn dự kiến. Nếu được yêu cầu bổ sung hồ sơ, hãy gửi ngay, vì mỗi ngày chậm trễ là thêm một ngày chờ. Khi gặp tình huống này, bạn có thể tham khảo cách xử lý khi hàng bị giữ ở hải quan Mỹ để nắm rõ từng bước cần làm.
Câu hỏi thường gặp
Gửi hàng quốc tế qua Viettel Post mất bao lâu?
Thời gian phụ thuộc vào quốc gia đích và tình trạng thủ tục hải quan. Bạn nên hỏi bưu cục để có ước lượng theo tuyến cụ thể.
Có cần mua bảo hiểm khi gửi hàng quốc tế không?
Nếu hàng có giá trị cao hoặc dễ vỡ, bạn nên cân nhắc mua bảo hiểm để được bồi thường khi có sự cố. Với hàng giá trị thấp và đóng gói chắc chắn, bạn có thể không cần. Chi tiết hơn, bạn có thể đọc việc có nên mua bảo hiểm cho gói hàng hay không.
Hàng cấm gửi đường hàng không gồm những gì?
Thường gồm pin lithium rời, chất lỏng dễ cháy, hóa chất và một số loại thực phẩm hay thuốc không có giấy tờ đầy đủ. Danh mục chi tiết, bạn nên hỏi trực tiếp bưu cục trước khi gửi.
Người nhận có phải đóng thuế nhập khẩu không?
Có thể. Tùy quy định từng nước và giá trị lô hàng, người nhận có thể phải đóng thuế khi nhận. Hãy báo trước để họ chủ động chuẩn bị.
Nếu bạn mới bắt đầu, lời khuyên thiết thực nhất là chuẩn bị giấy tờ và khai giá đúng ngay từ đầu. Phần lớn rắc rối đến từ việc làm vội ở khâu này. Đừng ngại hỏi nhân viên bưu cục. Khi cần gửi hàng cho người thân ở Mỹ, bạn có thể xem thêm quy định và cước gửi hàng đi Mỹ tại Hà Nội. Còn khi muốn ước lượng cước chính xác hơn, hãy đọc cách tính trọng lượng theo thể tích.