Hai người cùng mang một kiện 2kg ra bưu cục, cùng gửi sang Mỹ trong một ngày, nhưng khi nhận báo giá thì chênh nhau cả trăm nghìn đồng. Chuyện này đội ngũ chúng tôi gặp rất thường xuyên. Chuyển phát nhanh quốc tế giá rẻ không nằm ở một con số cố định. Nó là kết quả của nhiều yếu tố cộng lại. Hiểu được chúng, bạn sẽ biết mình đang trả tiền cho điều gì.
Câu trả lời ngắn gọn là thế này. Giá tốt thường đạt được khi bạn chọn đúng tuyến, đúng gói dịch vụ, khai đúng khối lượng và kích thước, rồi kiểm tra kỹ các khoản phụ thu trước khi chốt. Bài này đi qua từng yếu tố theo cách bạn có thể tự áp dụng ngay.
Vì sao cùng một kiện hàng mà báo giá mỗi nơi một khác?
Có lần chúng tôi tư vấn cho hai khách gửi cùng loại đồ gia dụng nhỏ, cùng 2kg, cùng đi Mỹ. Khách thứ nhất được báo khoảng 1,2 triệu. Khách thứ hai nhận báo giá gần 1,5 triệu. Khi xem lại hồ sơ, lý do nằm ở cách đóng gói và cách chọn dịch vụ. Không phải đơn vị nào chặt chém hơn.
Cước quốc tế thường gồm cước cơ bản theo khối lượng cộng với nhiều loại phụ phí. Hai đơn vị có thể khác nhau ở cả hai phần. Vì vậy điều đáng so sánh là con số cuối cùng bạn phải trả, không phải đơn giá ghi trên bảng.
Sau khi đọc hết bài, bạn sẽ biết cách đọc một báo giá, hiểu vì sao nó ra con số đó, và tự ước lượng được chi phí trước khi liên hệ với bất kỳ ai.
Cước được tính trên khối lượng nào?
Đây là phần nhiều người bối rối nhất. Cước không tính theo cân nặng thực của kiện hàng. Nó tính theo mức lớn hơn giữa khối lượng thực và khối lượng quy đổi. Khối lượng quy đổi, hay còn gọi là trọng lượng thể tích, phản ánh độ cồng kềnh của kiện hàng. Cách tính là lấy dài nhân rộng nhân cao, rồi chia cho một hệ số do từng hãng quy định.
Bạn có thể hình dung thế này. Một thùng xốp rất nhẹ nhưng to vẫn chiếm chỗ trong khoang máy bay, nên sẽ bị tính theo thể tích. Ngược lại, một hộp kim loại nhỏ mà nặng sẽ tính theo cân thực. Lấy mức nào lớn hơn để tính cước là nguyên tắc chung của hầu hết các hãng.
Ngoài cước chính, bạn sẽ gặp phụ phí nhiên liệu, khoản này thay đổi theo giá dầu. Bên cạnh đó là phụ phí mùa cao điểm như dịp Tết hay mùa mua sắm cuối năm, cùng với phí xử lý. Các khoản này cộng dồn lại có thể làm giá cuối cùng cao hơn cước cơ bản khá nhiều.
- Cước cơ bản theo khối lượng tính cước
- Phụ phí nhiên liệu, thay đổi theo thị trường
- Phụ phí mùa cao điểm và phí xử lý
Công thức ước lượng đơn giản như sau: lấy dài nhân rộng nhân cao theo centimet, chia cho hệ số quy đổi, so với cân thực rồi lấy số lớn hơn, nhân với đơn giá theo kg, sau đó cộng phụ phí. Con số này chỉ để ước lượng. Bạn vẫn nên có báo giá chính thức từ đơn vị vận chuyển.
Tuyến đường, thời gian và loại hàng ảnh hưởng thế nào?
Tuyến đi và nước nhận là yếu tố tác động mạnh nhất. Gửi sang Mỹ, Canada, Úc hay châu Âu có mức giá khác nhau rõ rệt, vì chi phí vận chuyển và độ dài hành trình không giống nhau. Cùng một kiện hàng, đi Úc có thể đắt hơn đi Mỹ dù quãng đường xa gần tương đương. Đây là điều khách hàng thường không ngờ tới.
Thời gian cũng là một lựa chọn có giá. Gói tiết kiệm thường lâu hơn vì hàng được gom chuyến. Gói nhanh rút ngắn toàn bộ hành trình nhưng cước cao hơn. Trước khi đặt, hãy hỏi rõ thời gian cam kết của từng gói. Đây là chỗ hay phát sinh hiểu lầm nhất, và cũng là nơi nhiều người trả tiền oan nhất.
Loại hàng cũng làm thay đổi chi phí. Hàng thông thường đi khá đơn giản. Hàng có điều kiện đặc biệt như pin, chất lỏng, thực phẩm hay mỹ phẩm thường phải qua kiểm tra thêm và có thể phát sinh phí riêng. Đừng mặc định mọi loại hàng đều có cùng mức cước.
Khi nào nên chọn chuyển phát nhanh, khi nào nên chọn vận tải thường?
Chuyển phát nhanh không phải lúc nào cũng là lựa chọn đúng. Nếu hàng không gấp, thời gian đến có thể kéo dài, hoặc số lượng lớn, vận tải thường rẻ hơn đáng kể. Ngược lại, hàng cần đến sớm, có giá trị cao hoặc có hạn sử dụng thì trả thêm để đi nhanh là hợp lý.
Đội ngũ chúng tôi thường gợi ý khách so sánh theo ba hướng. Hàng gấp thì dùng chuyển phát nhanh. Hàng không cần đến sớm thì chọn gói tiết kiệm. Khi đủ khối lượng thì cân nhắc vận tải số lượng lớn. Mức cước và thời gian thực tế vẫn phụ thuộc vào tuyến, thời điểm và đơn vị, nên luôn cần đối chiếu cụ thể trước khi quyết định. Bạn cũng có thể tham khảo thêm cách chọn tuyến khi gửi hàng số lượng lớn để so sánh kỹ hơn.
Thử tính chi phí một kiện hàng từ đầu đến cuối
Lấy một ví dụ cụ thể: một thùng kích thước 40 x 30 x 25 cm, cân nặng thực 3kg, gửi đi Mỹ theo gói tiêu chuẩn. Trước hết, tính khối lượng quy đổi bằng cách lấy 40 nhân 30 nhân 25 rồi chia cho hệ số của hãng. Giả sử kết quả khoảng 4kg. Vì 4kg lớn hơn 3kg, bạn dùng 4kg làm căn cứ tính cước.
Tiếp theo, nhân 4kg với đơn giá theo kg của gói đó. Sau đó cộng phụ phí nhiên liệu và phí xử lý theo tỷ lệ hãng công bố. Nếu rơi vào mùa cao điểm thì cộng thêm phụ phí của mùa đó.
Cuối cùng, đối chiếu con số này với báo giá chính thức. Nếu chênh lệch lớn, hãy hỏi ngay phụ phí nào chưa được tính, hoặc kích thước khai báo có khớp với thực tế không. Bước đối chiếu này giúp phát hiện sai sót trước khi bạn thanh toán. Chúng tôi khuyên làm bước này với mọi kiện hàng, dù nhỏ đến đâu.
Cách kiểm tra giá thực tế trước khi chốt đơn
Đừng chỉ nghe một con số qua điện thoại. Hãy yêu cầu báo giá bằng văn bản và ghi rõ đã bao gồm phụ phí và thuế nhập khẩu của nước nhận hay chưa. Chúng tôi từng gặp khách hàng bất ngờ khi nhận hàng vì phần thuế không nằm trong báo giá ban đầu, và họ phải trả thêm một khoản không nhỏ.
Nếu đơn vị có công cụ tính cước công khai, hãy dùng nó để kiểm tra chéo. Đây là cách đơn giản để xác nhận con số mà không phải tin hoàn toàn vào lời tư vấn.
Hãy cảnh giác khi báo giá thấp bất thường so với mặt bằng chung. Giá quá rẻ thường có một trong hai khả năng: phụ phí bị giấu ở đâu đó, hoặc dịch vụ không đúng như bạn hình dung. Hỏi kỹ thời gian cam kết và điều kiện bồi thường sẽ giúp bạn tránh rủi ro này.
Những khoản phí ẩn người gửi hay bỏ quên
Phí đóng gói lại là khoản phát sinh gặp nhiều nhất. Nếu thùng hàng bị móp, rách hoặc đóng không đúng chuẩn, đơn vị có thể phải đóng lại và tính thêm tiền. Đóng chắc ngay từ đầu là cách tiết kiệm nhất.
Phí quá khổ xuất hiện khi kích thước kiện vượt chuẩn cho phép. Một chiếc hộp dài hơn quy định có thể bị xếp vào mức khác, đắt hơn nhiều so với kiện thường.
Phí xử lý phát sinh khi khai báo sai hoặc thiếu hồ sơ. Khai sai giá trị, thiếu giấy tờ cần thiết hay sai thông tin người nhận đều có thể khiến hàng bị giữ lại. Khi đó chi phí làm thủ tục và thời gian chờ đều tăng. Bạn nên xem trước giấy tờ cần có khi gửi hàng quốc tế để chuẩn bị đầy đủ từ đầu.
Mẹo giảm chi phí gửi hàng quốc tế một cách hợp lý
Chọn đúng kích thước thùng là mẹo tiết kiệm đầu tiên. Thùng quá to so với hàng bên trong nghĩa là bạn đang trả tiền cho khoảng trống. Một thùng vừa khít, hoặc dùng vật liệu chèn để cố định hàng, thường giúp giảm khối lượng quy đổi rõ rệt. Nếu hàng dễ vỡ, bạn nên đọc thêm về cách đóng gói hàng dễ vỡ khi đi xa để tránh hư hại tốn kém hơn.
Gom các kiện nhỏ thành một kiện lớn khi có thể. Cước tính theo lô thường có lợi hơn gửi nhiều gói lẻ. Tuy vậy, đừng gom hàng dễ vỡ hay hàng có điều kiện vận chuyển khác nhau vào chung một thùng.
Nếu không gấp, hãy tránh gửi vào đợt cao điểm lễ Tết và mùa mua sắm cuối năm. Phụ phí mùa cao điểm có thể đẩy giá lên đáng kể.
Chỉ trả thêm cho dịch vụ nhanh khi thực sự cần. Nhiều món hàng không gấp đến mức phải chi thêm. Đây thường là khoản tiết kiệm dễ nhất mà người gửi hay bỏ qua.
Sai lầm thường gặp khi so sánh giá chuyển phát quốc tế
Sai lầm phổ biến nhất là chỉ nhìn giá cơ bản và bỏ qua phụ phí. Hai báo giá trông khác nhau có thể cuối cùng bằng nhau khi cộng đủ mọi khoản, và ngược lại.
So sánh hai dịch vụ có thời gian cam kết khác nhau cũng dễ gây nhầm lẫn. Gói rẻ hơn có thể mất thêm vài ngày. Nếu hàng cần đến đúng hạn, khoản chênh lệch đó có thể rất đắt.
Không tính đến khả năng hàng bị giữ cũng là sai lầm. Một lần bị giữ có thể khiến mọi tính toán ban đầu mất ý nghĩa. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ là cách tốt nhất để tránh tình huống này. Nếu hàng đã bị giữ, bạn có thể tham khảo cách xử lý khi hàng bị giữ ở hải quan Mỹ.
Câu hỏi thường gặp
Gửi hàng đi Mỹ giá rẻ nhất là khi nào?
Thường là khi hàng không gấp, gửi ngoài mùa cao điểm, đóng gói vừa khít để giảm khối lượng quy đổi và chọn đúng gói phù hợp với thời gian cần thiết. Đây là sự kết hợp của nhiều yếu tố chứ không phải một thời điểm duy nhất.
Vì sao kiện hàng nhỏ đôi khi có cước cao hơn kiện lớn?
Thường do khối lượng quy đổi. Một kiện nhỏ nhưng hình dạng cồng kềnh, hoặc đóng gói thừa khoảng trống, có thể có khối lượng quy đổi lớn hơn một kiện to nhưng gọn. Cước tính theo mức lớn hơn nên kiện nhỏ có thể đắt hơn.
Có nên mua bảo hiểm khi gửi hàng quốc tế giá rẻ không?
Nên cân nhắc nếu hàng có giá trị cao hoặc dễ vỡ. Gói rẻ thường có mức bồi thường thấp, nên với hàng quan trọng, khoản bảo hiểm nhỏ có thể giúp tránh một tổn thất lớn. Bạn có thể đọc thêm về việc có nên mua bảo hiểm khi gửi hàng quốc tế hay không và hỏi rõ điều kiện bồi thường trước khi quyết định.
Làm sao biết báo giá đã bao gồm đủ phí?
Yêu cầu báo giá bằng văn bản và hỏi trực tiếp: đã gồm phụ phí nhiên liệu, phụ phí mùa cao điểm và phí xử lý chưa? Thuế nhập khẩu của nước nhận có được tính hay không? Nếu câu trả lời còn mơ hồ, hãy hỏi lại cho rõ trước khi đặt cọc.
Nếu bạn cần tư vấn cụ thể cho kiện hàng của mình, hãy xem thêm cách tính trọng lượng theo thể tích khi gửi hàng quốc tế. Đội ngũ BM Express luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn tính toán trước khi gửi.